Købe en ny virksomhed telefonsystem er en af de vigtigste køb nogen virksomhed nogensinde vil gøre. Udvælgelse af en telefon-system kan enten sætter en virksomhed tættere til sine kunder og klienter eller, skabe forvirring og kaos blandt alle, der bruger eller interagerer med det.
Det er derfor vigtigt, at du vælger den rigtige telefonsystem til dine forretningsbehov. Telefon er ofte den hurtigste og nemmeste måde at nå ud til kunder og klienter. Det bør også være den hurtigste og nemmeste måde for dem at nå dig. Det bør være tilstrækkeligt fleksible til at kunne dække alle din virksomheds behov og håndtere alle opkald korrekt. Den sidste ting enhver virksomhed ønsker er forretningsvigtige opkaldere og kunder til at blive distribueret forkert, afbrudt, eller konfronteret med en lang liste af forvirrende automatiserede indstillinger.
Der er masser af faktorer, der skal tages i betragtning, når du vælger en ny virksomhed telefonsystem. Nedenfor er et par af de vigtigste:
1. du har brug for tilstrækkelig kapacitet til at opfylde dine aktuelle behov.
2. vurdere dine potentielle fremtidige vækst og vælge en kompatibel telefon-system i overensstemmelse hermed.
3. sikre kompatibilitet med udstyr, du allerede ejer (headsets, telefoner, conferencing udstyr, kabler osv).
4. hvilke funktioner skal din virksomhed telefonsystem til at optage?
Opfylder alle de ovennævnte faktorer og en mere du kan tænke på kan være et dyrt udfordring for enhver virksomhed. Formålet med denne vejledning er at hjælpe dig med at forstå hvilke beslutninger, du skal gøre for at vælge den rigtige telefonsystem for din virksomhed.
Typer af business telefonsystem
Der findes tre hovedtyper af telefon-system: KSU – mindre telefoner, nøgle og Private Branch Exchange (PBX) systemer. Hvilken type af telefonsystem, du vælger vil afhænge af mængden af extensions du kræver og funktionerne til din telefon-system skal have installeret.
KSU-mindre systemer
KSU-mindre systemer er normalt mere velegnet til virksomheder, der typisk har mindre end ti ansatte, eller kræver mindre end ti udvidelser. Det er ikke til at sige, at alle virksomheder, der kræver mindre end ti telefonudvidelser kan nøjes med en KSU-mindre system. Det kan være, at du har brug for flere funktioner, som kun er tilgængelige via enten en PBX eller nøglen telefonsystem.
Der kræver en langt lavere nyinvesteringer end de andre typer af business telefonsystemer, KSU-mindre telefoner er specielt designet til at omfatte mange af funktionerne, der normalt kun tilgængelig via gennemførelsen af en komplet small business telefonsystem.
KSU-mindre systemer kan let unplugged og flyttet, fordi de ikke er permanent kablede ind i dit kontor. Denne overførsel gør det muligt at behandle et KSU-mindre telefonsystem, stort set de samme som enhver virksomhed maskine, snarere end en tabt permanent investering.
Du bliver nødt til at sikre, at enhver KSU-mindre system du vælger, er forenelige med typen af ledninger du har i dit kontor, men også med enhver tilbehør du måske allerede har, såsom: headsets, besvare & fax maskiner og modemer. Fordi KSU-Less telefonsystemer er relativt billige, er de normalt ikke solgt, installeret eller vedligeholdes af telekommunikation leverandører.
Alt dette betyder, du er nødt til at gå ud og handle ikke kun for dig selv, men også installationen og support. Dette er en af de to store ulemper af KSU-mindre systemer. Den sidste ting enhver virksomhed behov er berørt med pålidelighed og vedligeholdelse af sin telefon-system. En anden ulempe ved KSU-mindre systemer er, at de er mere tilbøjelige til noget kendt som krydstale. Dette er, hvor separate samtaler kan blande ind i hinanden. Med PBX, nøgle og hybride systemer falder i pris, giver det undertiden mere mening at investere i en fuld virksomhed telefonsystem, snarere end at blive udsat for risikoen for en KSU-mindre system.
Private Branch Exchange (PBX) systemer
Hvis din virksomhed kræver typisk mere end fyrre udvidelser, eller dine behov diktere du har brug for avancerede funktioner fra din virksomhed telefonsystem, så PBX systemer er ofte løsningen. PBX systemer anvendes til at være ekstremt dyre og kun overkommelig for store koncerner med hundredvis af udvidelser. Selv om dette er stadig tilfældet for større anlæg, udviklingen af den teknologi, der kræves har udviklet sig til det punkt, hvor en kraftfuld, fuldt funktionel PBX office telefonsystem for en lille virksomhed er stand til at passe på toppen af et skrivebord.
Næsten alle disse kompakte PBX telefonsystemer kommer med alle de funktioner, kan du som standard. Du betaler en præmie for programmering og fleksibilitet, der byder på en PBX, men i de fleste tilfælde er prisforskellen ikke så meget som du kan forestille dig mellem en mindre fleksibel telefon system.
Centrale systemer
Vigtige telefonsystemer er mere typisk i virksomheder, der kræver fem til fyrre udvidelser. Denne type telefonsystem bruger en central enhed kaldet nøgle System enhed (KSU) til at levere funktioner, ikke der er tilgængelige ved hjælp af almindelige telefoner. Et eksempel på dette er: centrale systemer ved hjælp af en KSU tillade en udvidelse til at kalde en anden i huset forlængelse, og forhindrer andre brugere i picking up en linje, der allerede er i brug. Centrale systemer normalt kommer som standard med de fleste funktioner nogen virksomhed ville forvente, men i nogle tilfælde de er ofte mindre fleksibel end et PBX-telefonsystem.
PBX & nøglen systemer (hybrider)
Selv om nøglen og PBX systemer har nogle forskellige tekniske funktioner, har disse forskelle udviskes noget i de forløbne år. Mange nøgle systemer nu tilbyde funktioner, som engang kun var tilgængelige for dem, der har valgt at installere en fuld PBC-telefonsystemet. Nogle systemer også fungerer internt som enten en PBX eller nøgle system afhængigt af den software installeret. Engang er disse systemer ofte omtales som “Hybrid” telefonsystemer.
Installation & vedligeholdelse af PBX og nøglen telefonsystemer
PBX og nøglen telefonsystemer kræver installation af fuldt uddannet og kvalificeret telekommunikation ingeniører. Alle udenfor og indeni linjer skal oprette forbindelse til PBX eller KSU kabinet. Installation og vedligeholdelse af en af disse typer af telefon-system kan være lige så dyrt som selve telefonsystemet. I mange tilfælde kan du muligvis bruger de eksisterende telefonlinjer tilgængelige i dit kontor, men medmindre de telefoner, du har brugt er relativt nye, de måske ikke er kompatibel med dit nye system, at du skal købe nye telefoner samt selve systemet.
Den rigtige størrelse System
Det er vigtigt, da købe en ny virksomhed telefon system, at du kender dine krav på forhånd. At vide, hvilke funktioner skal være inkluderet med din nye telefonsystem vil stå dig til gode, når det kommer til at forhandle med potentielle leverandører. Når overvejer at købe en ny telefonsystem for din virksomhed, er der to vigtige faktorer, der bestemmer størrelsen af det system, du har brug for:
Linjer. Disse kaldes undertiden kufferter. Antallet af linjer et system har angiver antallet af udgående linjer bliver brugt af en virksomhed.
Udvidelser. De fleste udvidelser vil bestå af håndsæt. Selvom ethvert udstyr, der kræver en telefonlinje er klassificeret som en udvidelse. Dette omfatter faxmaskiner, modemer og kreditkort udstyr osv.
Det er vigtigt, at du gør en liste over alle de udvidelser og linjer kan det være nødvendigt for din nye telefon-system. Ikke at forglemme nogle brugere muligvis mere end én linje og flere udvidelser.
Med nøglesystemer, er størrelsen af en telefon-system indiceret som en kombination af både linjer og udvidelser. For eksempel vil et system, der har 10 linjer og 30 udvidelser blive vist som en 10 x 30 system.
Med PBX telefonsystemer, er størrelse defineret som en kombination af linjer og udvidelser, kaldet “Porte”. Antallet af “Porte” er det maksimale antal forbindelser, der kan gøres til telefonsystemet. Disse omfatter og udvidelser, samt eventuelle andre telefon system tilbehør uden for linjerne.
Når du planlægger en ny virksomhed telefon system, bør du tage til den fremtidige ekspansion af virksomheden, ved at forudse alle ekstra behov på et tidligt stadium. Selv hvis din nuværende telefonsystem er håndtering af opkald godt for tiden, kan dette ikke være tilfældet, når enhver fremtidig udvidelse eller forbedringer er gennemført fuldt ud. En god forretning telefonsystem bør kunne håndtere ekspansion, let og en omkostningseffektiv Manor. PBX telefonsystemer mulighed at udvide deres kapacitet ved at tilføje nye udvidelseskort, hvilket øger antallet af porte tilgængelige til brug. Et par vigtige systemer kan være udvidet ved tilsætning af et andet kabinet, der er identisk med først.
Når du planlægger dit nye system er det vigtigt at du forhøre sig om potentialet koste for tilføjelsen af flere udvidelser eller porte. Det er vigtigt, at når du vælger en ny virksomhed telefonsystem, du sørge for udvidelse vil komme ikke kun let, men så overkommelig som muligt for din virksomhed.
Telefon System forhandlere og installatører
At finde en god pålidelig forhandler er den vigtigste del af at købe et nyt business telefonsystem. En god velrenommeret forhandler vil ikke kun være i stand til at sælge dig system du kræver, men vil tilbyde fremragende, garanteret installation og service samt altid være klar til at besvare eventuelle spørgsmål, du har, når problemer opstår. For at sige det vil blot de være der til at holde din hånd og guide dig igennem processen fra planlægning og valg af et egnet system til gennemførelse af du nye system og uddannelse af personalet. Enhver potentiel leverandør vil være mere end glade for at tale med dig om ethvert aspekt af en ny virksomhed telefonsystem, og tilbyde udtalelser om kvaliteten af deres systemer og installationstjeneste.
Det er ikke ualmindeligt for købere at kræve en demonstration af potentielle nye telefonsystemer. En velrenommeret forhandler vil være mere end glade for at tilbyde en komplet demonstration af enhver telefon-system, de leverer. Det er bedre for forhandleren til at besøge dit websted, den måde de kan få et korrekt billede af dit eksisterende system og evaluere dine fremtidige meddelelse krav og kabler behov.
Service Level Agreements (SLA) angive, hvor hurtigt en forhandler reagerer på et problem med din telefon-system. En god forhandler vil tilbyde en vifte af SLAS til at imødekomme de fleste virksomheders behov og budgetter. Forvente at betale mere, hvis din virksomhed kræver 24/7 support eller svar gange kortere end normalt.
Nedenfor er nogle spørgsmål, som du kunne spørge en forhandler når leder efter en leverandør af en business telefonsystem:
1. kan jeg få en system demonstration?
2. Hvem vil installere systemet og kabler?
3. hvad vifte af serviceniveauaftaler (SLA) gøre de tilbyder?
4. Hvem vil give system uddannelse og hvad er omkostningerne?
5. kan forhandleren give fjernvedligeholdelse faciliteter?
6. hvilke garantier og garantier de tilbyder?
Tjekliste
1. afgøre, hvilken type af telefonsystem bedst passer til dine virksomheder behov.
2. Planlæg størrelsen på dit nye system ved at vurdere mængden af linjer og extensions du har brug for. Glem ikke at planlægge for enhver fremtidig udvidelse.
3. Beslut hvilke ekstra funktioner du kan kræve fra du nye business telefonsystem (voicemail, dør telefoner mv.).
4. kontakt få hæderlige forhandlere.
5. Arranger for en demonstration af egnet telefonsystemer.
6. arbejde med din valgte forhandler til at vælge og købe det rigtige system for din virksomhed.
7. Husk at sortere passende uddannelse og en passende serviceniveauaftalen.
Endelige
Indkøb og installation af den korrekte telefonsystem for din virksomhed er en meget vigtig beslutning. Det er bydende nødvendigt, at du får det rigtigt første gang, funktionalitet og velstand af du business kunne stærkt afhængige af det. Husk at følge nogle enkle guide linjerne skitseret i denne betænkning, og du vil være bedre forberedt end de fleste.
Tak for at læse min artikel
Jason Morris
